Wiedzieć czy nie wiedzieć?

„Scientia potentia est” czyli wiedza to potęga – powiedział niegdyś angielski filozof Francis Bacon. Jakże trafne to stwierdzenie, czyż nie? Szczególnie jeśli chodzi o majątek naszej organizacji.

Na początek cyklu „Nowoczesne zarządzanie majątkiem” trzeba zadać to nurtujące pytanie: czy warto wiedzieć co się ma?

Pytanie wydaje się wręcz banalne, większość z Was odpowie, że warto. Ale jak to się ma do rzeczywistości biznesowej?

Nasze wieloletnie doświadczenie pokazuje, że bywa bardzo różnie…

Ale od początku. To pytanie ma zdecydowanie inny wydźwięk dla działu księgowości niż dla działu administracji. Chociaż dalecy jesteśmy oczywiście od generalizowania.

W większości przypadków bardzo trudno uzyskać precyzyjną informację z księgowości dotyczącą zakupionych niskocennych składników majątku, które trafiają bezpośrednio w koszty. Wiemy, że był zakup, jest dostawca, faktura, koszt. Inaczej ma się sprawa ze składnikami klasyfikowanymi jako środki trwałe. Tutaj mamy zdecydowanie więcej informacji umieszczonych w ewidencji środków trwałych.

Od administracji z kolei oczekujemy pełnej wiedzy o wszystkich składnikach majątku kupowanych i użytkowanych w organizacji. Działy administracji stosujące zasady nowoczesnego zarządzania majątkiem stanowią swoistego rodzaju centrum wiedzy o majątku organizacji. Tutaj dowiemy się wszystkiego, a nawet więcej.

Rozważając przedmiotową kwestię nie można pominąć działu IT. Tutaj również mamy do czynienia ze specjalistyczną informacją opisującą używane składniki IT. Działy IT radzą sobie z problemami ewidencji za pomocą dedykowanych, często własnych rozwiązań bazodanowych. Excel wiecznie żywy można powiedzieć i to naprawdę potężne narzędzie.

Od lat jesteśmy aktywnymi zwolennikami ewidencjonowania wszystkich składników majątku, nawet jeśli ich wartość jest znikoma dla naszego biznesu. Ta wiedza naprawdę robi ostatecznie różnicę, ale o tym w dalszej części cyklu. Projektując koncepcję eMajątek 4.0 założyliśmy wykorzystanie scentralizowanego systemu informatycznego stanowiącego unikalne repozytorium informacji o majątku organizacji. Repozytorium, w którym każdy dział organizacji może prowadzić ewidencję zawierającą intersujące go informacje. Wszystko w jednym miejscu, pod pełną kontrolą.

Z całym przekonaniem uważamy, że warto wiedzieć. A im więcej wiemy tym lepiej, nie ma potrzeby się ograniczać.